Zgłaszając się do Biura Turystycznego w celu zorganizowania dla swojej grupy wycieczki, dobrze jest wiedzieć o kilku podstawowych rzeczach, które Biuro musi spełniać, aby nasz wyjazd był udany i nie zakończył się nieprzewidzianymi kłopotami.
Pierwszą i najważniejszą rzeczą, jaką dane Biuro Turystyczne (czyli Organizator Turystyki) powinno spełniać, jest posiadanie wpisu do Rejestru Organizatorów Turystyki i Pośredników Turystycznych, który uprawnia do prowadzenia działalności w zakresie organizacji turystyki. Jest to podstawowa rzecz jaką Biuro musi posiadać, aby muc podpisać z klientem umowę o wykonanie usługi turystycznej.
Równie ważna sprawą jest posiadanie przez Biuro gwarancji ubezpieczeniowej. Gwarancja taka przyznawana jest przez towarzystwa ubezpieczeniowe na wypadek ogłoszenia przez Biuro bankructwa, tak aby zabezpieczyć środki niezbędne do sprowadzenia turystów do miejsca zamieszkania i pokrycia szkód spowodowanych upadłością Biura. Gwarancja ubezpieczeniowa odnawiana jest co roku, zaś jej brak w praktyce dyskwalifikuje dany podmiot jako Organizatora Turystyki.
Nieodłącznym elementem wyjazdów turystycznych jest środek transportu, jakim turyści będą się przemieszczać. Warto pamiętać, aby sprawdzić czy dane Biuro Turystyczne posiada środki transportu (najczęściej autokary, busy) spełniające wymagane standardy bezpieczeństwa (przy wycieczce osób niepełnoletnich wskazana jest przed każdym wyjazdem autokaru jego kontrola przez Policję), oraz czy posiadają one niezbędne zaplecze, wpływające na komfort i wygodę jazdy. Pamiętajmy o tym, iż w trakcie wyjazdów turystycznych, spędzać możemy w autokarze nawet kilka godzin dziennie, warto zatem aby autokar taki nie był miejscem, w którym jesteśmy „za karę”.
Biuro, czyli Organizator Turystyki, musi także zapewnić swoim klientom, przez cały czas trwania wycieczki, opiekę Pilota. Głównym obowiązkiem Pilota wycieczki jest dopilnowanie, aby wszystkie wykupione przez klienta świadczenia i usługi, zostały podczas wycieczki poprawnie wykonane. Pilot spełnia także rolę opiekuna i w wybranych miejscach przewodnika grupy, jest także odbiorcą uwag wygłaszanych ze strony grupy oraz przede wszystkim, w trakcie wycieczki, przedstawicielem Biura Turystycznego. Biuro zapewnić także musi usługę Przewodnika Turystycznego, gdyż zgodnie z polskim prawem, po wybranych i określonych przepisami miejscach, oprowadzać może jedynie osoba posiadająca odpowiednią licencję przewodnicką. Poza tym korzystanie z usług kwalifikowanych Przewodników ma także wymiar czysto praktyczny; przewodnik amator nigdy nie będzie miał równie bogatego zasobu wiedzy i doświadczenia pozwalającego tę wiedzę przekazywać w sposób obrazowy i ciekawy jak Kwalifikowany Przewodnik, wyspecjalizowany w przewodnictwie po określonym przepisami regionie czy mieście. Korzyści płynące z pracy zawodowych Pilotów i Przewodników Turystycznych, doceniają na pewno doświadczeni turyści, dlatego decydując się na wyjazd, zawsze warto poradzić się „starszych koleżanek i kolegów”.
Warto wspomnieć także o bazie noclegowej, jaką zapewnia w trakcie wyjazdu Biuro Turystyczne. Pamiętajmy aby nigdy nie jechać „w ciemno”, licząc tylko i wyłącznie na dobre słowo Organizatora Turystyki. Dobre Biuro prezentuje przed wycieczką klientowi miejsce i standard noclegu, tak aby klient, w wypadku wątpliwości, mógł samodzielnie sprawdzić takie miejsce chociażby poprzez strony internetowe.
Ważne jest także, aby w trakcie wycieczki nie zaskoczyły nas dodatkowe koszty, o których Organizator Turystyki wcześniej nas nie informował. Przed wyjazdem sprawdźmy, czy w cenie imprezy zawierają się wszelkie jej koszty, poczynając od opłaconych posiłków, a kończąc na biletach wstępu do zwiedzanych obiektów.
Wybierając usługi Biur Turystycznych, które spełniają powyższe standardy, zapewniamy sobie spokój co do jakości wykonania wykupywanej usługi, a na pewno nikt z nas nie lubi być zaskakiwany przykrymi niespodziankami wtedy, gdy swój czas przeznaczamy na relaks i aktywny odpoczynek.
